Die Zunahme der Rechenleistung, die Explosion der verfügbaren Datenquellen und die Senkung der Kosten für Software-Tools haben der Einführung neuer, innovativer Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen einen unglaublichen Schub verpasst. Seitdem Robotic Process Automation (RPA) 2017 die Automatisierungsbühne betreten hat, nimmt die Automatisierungswelle immer mehr Fahrt auf. War gestern noch RPA in aller Munde, geht es heute schon um Hyperautomation und KI-basierte Prozessautomatisierung.

• Vor allem Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) haben dabei das Potenzial, die Automatisierung von Geschäftsprozessen künftig noch einmal auf ein ganz neues Niveau zu heben.
• Man muss nicht im Kaffeesatz lesen können, um vorherzusagen, dass der Einsatz dieser intelligenten Technologien unsere Arbeitswelt verändern wird.
• Das führt aber zwangsläufig zu der zentralen Frage: Was bedeutet das sich immer schneller drehende Innovationskarussell für die Skills und den Mindset der Mitarbeiter, die die Automatisierung im Unternehmen maßgeblich vorantreiben und begleiten?

Vielfältige Anforderungen

Gerade in modernen Unternehmen mit komplexen Prozesslandschaften ist eine der größten Herausforderungen im Bereich der Automatisierung die Auswahl der richtigen Prozesse. Der Entscheidung zur Prozessautomatisierung und der Priorisierung muss zwingend eine professionelle Prozessanalyse, am besten anhand eines Process Mining Tools, vorausgehen. Process Mining hilft dabei, Möglichkeiten für die Automatisierung auf Prozessebene nicht nur zu erkennen, sondern auch zu priorisieren. Die Entscheidung zur Automatisierung von Prozessen auf der Grundlage von Fakten und nicht von Intuition garantiert letztendlich deren Erfolg.

Die Professionalisierung der Skills im Unternehmen beschränkt sich allerdings nicht nur auf die Prozessidentifizierung. Low-Code-Automatisierungs-Tools befeuern die Vorstellung, auf einfache Art und Weise Unternehmensprozesse automatisieren zu können. Das ist aber nur die halbe Wahrheit. Sicherlich ermöglichen diese Tools auch weniger Programmierkundigen, einfach und schnell Bots zu bauen. Aber spätestens nach der Pilotphase, wenn es darum geht, die Bots unternehmensweit zu skalieren, sind qualifizierte Automation Developer für eine erfolgreiche Umsetzung des Skalierungs-Projekts gefragt.

Prozessautomation als Teamwork

Da ein Großteil der Innovationskraft des Unternehmens in den Händen und Köpfen der Mitarbeiter liegt, benötigen sie neben dem passenden Fachwissen in Zukunft vor allem die richtigen Skills. Um eine zukunftsgerichtete Automatisierung vorantreiben und begleiten zu können, bedarf es an der Schnittstelle zwischen Fachwissen und Automatisierung neben einem Automation Mindset umfangreiche Kenntnisse der Geschäftsprozesse und der aktuellen Automatisierungs-Werkzeuge gepaart mit dem Wissen, diese im richtigen IT-Kontext anwenden zu können. Eine derartige Aufgabe ist allerdings nicht von einem einzelnen Mitarbeiter, sondern nur im Team zu stemmen, das sich aus unterschiedlichen Experten entlang der Automatisierungskette zusammensetzt.

Der kundige Sachbearbeiter als Automation Champion

Idealerweise verfügt jede Fachabteilung über einen Automation Champion. Ein Finance oder HR Automation Champion kann beispielsweise der Abteilungsleiter, ein spezieller Sachbearbeiter oder auch der Process Owner sein, der meist über mehrjährige Berufserfahrung verfügt. Er denkt zukunftsorientiert und ist mit der operativen Ausführung der jeweiligen Abteilungsprozesse bestens vertraut. Als Prozess-Experte mit ausgeprägter Affinität zu innovativen Technologien ist er bestens geeignet, die automatisierbaren Prozesse seiner Abteilung und das Optimierungspotenzial zu identifizieren und entsprechende Vorschläge zur Prozessautomatisierung zu unterbreiten. Automation affine Unternehmen haben bereits heute schon Process Experts installiert, die für die Optimierung von Prozessen zuständig sind.

Center of Excellence als operative Automation-Einheit

• Den operativen Part im Automation Team übernimmt das Center of Excellence (CoE). Es betrachtet die Automatisierungsprojekte aus einem ganzheitlichen, strategischen Blickwinkel. Dazu gehören die Entwicklung des strategischen Ansatzes und der Automation-Roadmap, die Definition der KPIs genauso wie Überlegungen, welche Tools sinnvollerweise zur Automatisierung eingesetzt werden, die Lizenz-Verwaltung und nicht zuletzt das Change-Management, um alle Mitarbeiter mit auf die Automatisierungs-Journey zu nehmen. In CoE’s arbeiten der Automation Strategist, ein Automation Change Manager, ein Automation Architect und ein Automation Developer eng zusammen.

Der Automation Strategist

• Der Automation Strategist ist nicht nur mit den Geschäftsprozessen des Unternehmens generell vertraut, sondern kennt und versteht auch die jeweils neuesten, relevanten Automatisierungs- und Process Mining-Technologien und weiß beides weitsichtig miteinander zu verbinden. Der hybride Einsatz verschiedener Automatisierungs-Technologien, wie bspw. Cloud Automation, ist ihm genauso vertraut wie der Umgang mit Process Mining Tools. Er ist ein gut vernetzter Generalist und Visionär, der mit Kreativität und ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten in der Lage ist, das notwendige Change Management in der jeweiligen Abteilung erfolgreich zu orchestrieren. Er hat für alle Automatisierungsprojekte der Fachabteilung den Hut auf und schließt die Lücke zwischen der Fachabteilung und einem Center of Excellence als ausführende Organisation der Automatisierung innerhalb des Unternehmens.

Der Automation Change Manager

• Der Automation Change Manager trägt die Veränderungsinitiativen aus dem CoE in die Fachabteilungen, teilt Success Stories und hilft den Fachabteilungen bei der Transformation. Hier sind neben einem grundlegenden Verständnis für die Automatisierungstechnologie und Geschäftsprozesse sehr viel Empathie und Kommunikationsfähigkeiten gefragt.

Der Automation Architect

• Der Automation Architect designt die notwendige IT-Infrastruktur für die Automatisierungsprojekte und behält die Kosten für Tools und Technologien im Blick. Das setzt ein tiefes Verständnis für das gesamte Spektrum der IT Operations voraus, um die Verfügbarkeit, Effizient und Leistung der Prozesse und Dienste der IT-Infrastruktur sicherzustellen. Zudem erfordert diese Rolle eine hohe Problemlösungskompetenz, insbesondere wenn es darum geht, Benutzerprobleme mit Software, Hardware und Servern direkt anzugehen.

Der Automation Developer

• Der Automation Developer ist ein umfangreich weitergebildeter RPA-Entwickler mit einem vollumfänglichen technischen Automation-Verständnis, das von der RPA Entwicklung – also dem Bauen von Software-Bots – über Cloud Automation bis zur API-Entwicklung (Schnittstellenprogrammierung) reicht. Ein Team von Developern setzt die eingereichten Prozesse dann zentral um.

Sicherlich ist ein CoE die optimale Lösung für die Umsetzung von Automatisierungsbestrebungen in Unternehmen. Das heißt aber nicht, dass Unternehmen nicht auch ohne ein CoE ihre Automatisierungsprojekte realisieren können. In diesem Fall müsste die koordinierende Rolle zwischen Fachabteilung und Entwicklung – zumindest part time – von einem Abteilungsleiter oder einem Mitarbeiter aus dem Stab des COO, CDO oder CIO oder der IT übernommen werden. Man muss sich nur darüber im Klaren sein, dass die nachhaltige Etablierung von Tools und Technologien in diesem Fall einem nicht zu unterschätzenden Kraftakt gleichkommt.

Neue Jobprofile durch hybriden Automatisierungsansatz

Die erfolgreiche, zukunftsfähige Automatisierung von Geschäftsprozessen ist der Gradmesser für die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen von morgen und übermorgen. Verlangt die Digitalisierung von allen Mitarbeitern heute schon einen Digital Mindset verbunden mit grundlegenden Automation-Skills, entstehen an der Schnittstelle von Fachwissen und Automatisierung durch den hybriden Einsatz von Automatisierungstechnologien ganz neue Jobprofile, die auch Einfluss auf die interne Organisationsstruktur haben. Ganz neue strategische Partnerschaften zwischen den Fachabteilungen und den IT-Abteilungen werden geschmiedet werden müssen, um die Herausforderungen zukunftsfähiger Automatisierungsansätze mit immer innovativeren Technologien meistern zu können. Die perfekte Zusammenstellung der Automatisierungs-Experten aus dem jeweiligen Teilgebiet der Automatisierungskette zu einem Automation-Team und die klare Rollenverteilung innerhalb der Automation-Teams garantiert letztendlich, den Herausforderungen auch zukünftiger Automatisierungsprojekte begegnen zu können.

• Bots and People wurde im Januar 2020 von Nico Bitzer und Oliver Nagel in Berlin gegründet. Im Sinne von „a purposeful Job for everyone“ hat es sich Bots and People zur Aufgabe gemacht, Menschen bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Das Unternehmen bietet die erste 360-Grad-Weiterbildungsacademy im Bereich der Geschäftsprozessautomatisierung. Teilnehmer der Weiterbildungsprogramme lernen den Einsatz von Robotic Process Automation, Automatisierung in der Cloud und Process Mining. Sie können sich bei Bots and People zum Automation Strategist oder Automation Champion weiterbilden.