Trigema optimiert Personalprozesse mit eGecko

Qualität wird bei Trigema großgeschrieben – auch in puncto Unternehmenssoftware: Daher entschied sich das Textilunternehmen für Veränderungen in Hinblick auf die Abbildung und Digitalisierung der unternehmensinternen kaufmännischen Prozesse. „Die Lohnabrechnungssoftware, die wir bisher im Einsatz hatten, wird vom Hersteller in den kommenden Jahren eingestellt. Außerdem wird eine digitale Zeiterfassung bisher im Unternehmen noch nicht genutzt“, erklärt Bonita Grupp, Mitglied der Geschäftsleitung von Trigema, die Beweggründe für den Softwarewechsel. Aus diesem Grund sollte künftig eine hochmoderne Software im Unternehmen das Altsystem ablösen, damit sämtliche Prozesse effizient und ganzheitlich abgebildet werden.

Was muss die Software leisten?

Vor welchen Herausforderungen stand das Unternehmen? Was sollte die neue Software konkret können? Welche Probleme musste sie lösen? Auf diese Fragen hatte Trigema in der Findungsphase klare Antworten parat: Die neue Software musste imstande sein, die immer komplexer werdende Lohnabrechnung und die nunmehr durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 gesetzlich vorgeschriebene digitale Zeiterfassung in Unternehmen abzudecken. „Außerdem haben wir nach einem Anbieter gesucht, der sich auf den Mittelstand spezialisiert und einen zuverlässigen Support hat“, erinnert sich Bonita Grupp. „Bezüglich der Zeiterfassung war es uns überdies wichtig, dass Lohnabrechnung und Zeiterfassung vom gleichen Anbieter sind, damit wir keine zusätzlichen Schnittstellen benötigen. Hier wurde uns durch CSS vorgestellt, was in diesem Bereich alles möglich ist“, erklärt IT-Leiter Elmar Klaiber.

Digitale Zeiterfassung bringt enorme Erleichterungen

Inzwischen nutzt Trigema nun die Software mit den Modulen Lohn und Gehalt sowie Personalzeiterfassung. Lediglich sieben Monate sind von der Entscheidung für bis hin zum Echtbetrieb im Bereich der Lohnabrechnung vergangen – mit viermonatiger Implementierungs- sowie paralleler Schulungs- und Einweisungsphase. Die Zeiterfassung wurde nach zehn Monaten komplett implementiert. Insgesamt fünf Anwender arbeiten mit der Softwarelösung, mit der ein Lohnmandant geführt wird. Enorme Erleichterungen erfährt das Unternehmen durch die Einführung der digitalen Zeiterfassung. „Auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung war uns die Zeiterfassung das Hauptanliegen“, erinnert sich Bonita Grupp und fügt hinzu: „Denn diesbezüglich hatten wir bisher keine Erfahrung.“ Zuvor, so führt sie weiter aus, seien die An- und Abwesenheiten der insgesamt 1.200 Mitarbeiter manuell erfasst worden. Dieser zeitaufwendige und fehleranfällige Prozess gehört nun der Geschichte an, denn auch alle Mitarbeiter in den Außenstellen erfassen ihre Zeiten über die verbundene App.

Auch die Durchgängigkeit der CSS-Lösung punktet bei Trigema. Denn sämtliche Daten der Zeiterfassung fließen direkt in die Lohnabrechnung und können dort berücksichtigt werden. Damit einher geht laut Bonita Grupp eine enorme Zeitersparnis.