Durch diese sogenannten Medienbrüche fallen unnötige Korrekturschleifen an, Informationen sind oft unvollständig. Der Mehraufwand durch Ausdrucken, Scannen oder Abschriften ist ein Zeitfresser.

Vor dem gleichen Problem standen auch die Beteiligten rund um den Vergabeprozess des „Grünen Knopfes“.

Zertifizierungsportal vereint Aufgaben und Bedürfnisse aller Beteiligten

Oevermann Networks, Member of TWT Digital Group, hat in enger Zusammenarbeit mit allen Beteiligten ein entsprechendes Zertifizierungsportal entwickelt.

Das vereint gleich mehrere Interessen:

• Auf dem Grünen Knopf-Siegel direkt am Produkt befindet sich ein QR-Code oder ein Link.

• Darüber können sich Endverbraucher im öffentlichen Bereich einfach Informationen zu den geprüften Unternehmen und den zertifizierten Produkten ansehen.

• Zum Beispiel zum Prüfungszeitpunkt oder zur Gültigkeit des Zertifikats.

• Außerdem ist es möglich, ein Zertifikat herunterzuladen, mit dem die genaue Zertifizierung der jeweiligen Produktlinie nachvollzogen werden kann.

• Gleichzeitig ist diese Datenbank Vergabeportal für Unternehmen, die sich und ihre Produkte zertifizieren lassen möchten. Im öffentlichen Teil können Informationen zum Ablauf und die allgemeinen formalen Anforderungen eingesehen werden.

Großer und wichtiger Vorteil bei so vielen verschiedenen Projektbeteiligten: Die gesamte Abwicklung des Prozesses erfolgt ausschließlich über dieses eine Portal. Von der ersten Anfrage und der Erstellung des entsprechenden Antrags im öffentlichen Teil über jegliche Konversation zu unterschiedlichen Details im geschützten Teil bis hin zur schlussendlichen Zertifizierung wird übersichtlich durch den gesamten Prozess geleitet. Alle Bearbeitungsschritte sind für die Unternehmen zu jeder Zeit einseh- und vor allem auf einen Blick nachvollziehbar. Das bringt auch Revisionssicherheit mit sich.

Die jeweiligen Aufgaben sind vorgegeben. Dadurch ist für alle Seiten sichergestellt, dass die Vergabeprozesse in gleichbleibender Form und somit hoher Qualität durchgeführt werden können. Die entsprechende Vergabestelle weiß, was in der Vergangenheit von wem bearbeitet wurde, denn jeder Mitarbeiter dokumentiert die aktuellen Aufgaben und den Austausch mit den Unternehmen. Dabei sieht ein Sachbearbeiter immer nur die eigenen Aufgaben und gewinnt dadurch eine bessere Struktur.

Vermeidung von Medienbrüchen erlaubt Zeitersparnis

Sogar der komplette E-Mail-Verkehr erfolgt über das Portal. Das bedeutet einen wesentlichen Wegfall möglicher Übertragungsfehler beim Wechsel zwischen unterschiedlichen Medien. Beim Reporting der GIZ an das BMZ zum Beispiel werden die Daten aus dem Vergabeportal gezogen: Die GIZ exportiert aus der Software eine Liste mit allen Anträgen, inklusive deren Status, eine genaue Kontakthistorie oder Handlungsvorhaben, und übermittelt diese an das Bundesministerium.

Gerd Corona, Geschäftsführer bei Oevermann Networks, über die Vorteile der Datenbank:

„Die generelle Vermeidung von Medienbrüchen bringt eine enorme Zeitersparnis und eine Reduzierung möglicher Fehler im Vergleich zu einer händischen Übertragung mit sich. Alle Prozesse können viel besser nachvollzogen und dokumentiert werden. Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung sollen Arbeitsprozesse so übersichtlich und bequem wie nur möglich für alle Beteiligten ablaufen.“

• Sozial und ökologisch nachhaltig hergestellte Textilien sind in Deutschland immer gefragter. Seit dem 09. September 2019 haben bereits mehr als 50 Unternehmen ihre Produkte mit dem ersten staatlichen Siegel „Grüner Knopf“ zertifizieren lassen. Ins Leben gerufen wurde die Aktion von Bundesminister Dr. Gerd Müller, Vergabestelle ist die RAL gGmbH, Siegelgeber das Bundesministerium für wissenschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ). Als Auftraggeber und Geschäftsstelle für Beratungen fungiert die Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit (GIZ).